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这份高效会议管理知识手册,请收好!

时间:2018/5/10 18:44:21

你是否也经常会遇到这样的情况:会议多、会议忙,会议80%内容却与自己无关;定好了会议时间,总是有人迟到;主会人发言最多,参会人一片沉默,会后执行问题一堆;一不小心就跑题,讨论半天没结果;头脑风暴时没贡献几个好主意,决策时找不到重点,还得自己来拍板……

为了提升公司会议效率、提高会议质量,3月31日,公司特邀请外部培训机构——百仕瑞毛一卓讲师到公司针对管理层进行一场高效会议管理课程培训。在吴海波总经理、综合部庞经理的精彩发言后,我们就正式踏上了此次高效会议管理课程的学习之旅

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开会的目的是为了达成协议与解决问题,是一整个“点明困难所在→发现问题并寻找解决方法→衡量问题轻重缓急→想出新点子→评论新点子→确定行动纲领”的流程。一场会议是时间机会、人力成本的加成,会议管理更是一门控场、控时、调动人力的艺术。

此次课程让大家收益颇多的地方有:

一、一场高效的会议都有以下重要的八大特征:①只有必要时才召集;②好好筹划过;③拟订和分发了议程表;④遵守时间;⑤一切按部就班;⑥请了最有经验和有才能的人出席;⑧做了评论和归纳;⑨记录所有决定、建议和负责人。

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二、成功会议的开展离不开主会人的完美控场

主会人是每次会议成功开展的关键,主会人不仅要在每次会议正式开始前做一次开场讲话,并在会议开始后正确地调控现场,保证最后决议的达成。

培训设置了自作开场白的小组活动环节,各个代表依次做出了自己的会议开场白,毛老师逗趣幽默地为各个代表的表现做了点评。

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在会议中,主会人有以下几点守则需做到:①营造和谐气氛;②按照议程进行;③正确讨论总结内容;④引导发言者解释使人困惑的发言;⑤帮助参会者理清不假思索的想法;⑥尊重别人,避免会中意见一边倒的情况;⑦减少与议题无关的争辩和讨论;⑧保证中立态度。

三、掌控好会议中的意外情况

对于发言过多的成员,要及时制止他可采取以下几种方式:①语言上:你讲的很好,XXX有没有意见,打断其思绪;②非语言:温和的手势引导。

对于过多沉默的成员,可以全场安静,引导发言;还有点名发言、突出贡献等方式。而在课堂上,大家也在不断地探索,发现各种各样方式去掌握好会议的议事进程。

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此次高效会议管理培训,讲师幽默逗趣,培训学员热情参与,小组讨论的教学模式使大家在掌握理论知识的同时,触发思维的碰撞,更加增进彼此情谊。公司的快速发展和目标实现离不开管理班子综合能力水平的全面提升,通过高效会议管理培训应用高效的管理方法将管理者从纷繁的日常事务中解脱出来,节省管理时间成本,促进公司办事流程、决策效率的提升,从而帮助公司往更健康有利、高效有序的方向发展。 

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